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一般文書核擬有那些應注意事項?
  • 張貼單位:行政處
  • 修改時間:108-10-23

新竹縣政府各單位文書核擬相關注意事項:
一、屬於頒布法令規章或通案性之公文(包括法令解釋及答復事項),請儘量刊登縣府公報,以減少公文製發量。
二、文稿增刪修改太多不易辨識時,請清稿重新陳判,以利繕校。
三、文稿內容刪改時,請在刪改處加蓋職名章。
四、速件、最速件之核定,請慎重處理,以免過於浮濫。
五、機關學校外之受文者地址、郵遞區號,請註明清楚,以免影響公文處理效率或浪費郵資。
六、同一機關之內部各單位,必須以書面洽辦公務者,應以書函或便箋行之,或將原文影印分送會簽,並儘量利用電子方式處理。
七、檢討各項業務內容,設計定型化處理之文稿,節省核稿時間及減少錯誤。
八、發文附件宜儘量用電子文件,俾利公文電子交換。
九、附件及受文者多且複雜之公文,請承辦人員在送繕前預為整理,例如使用浮條加以標明,並依受文者順序排列。
十、為落實節能減紙,受文者數量多時應設定群組,並以群組名稱顯示於文面。
十一、已判行之公文,應儘速於2日內送繕,俾免延誤公文時效。
十二、各單位送繕公文,請依本府所定時段準時送繕,以利文書流程順暢。
十三、具時效性之公文或密件宜單獨送繕,並追蹤辦理情形。
十四、各單位收受文書檔案科分辦之公文,若非所屬業務職掌,請於1天內填妥「新竹縣政府公文改分單」並由單位主管核章後,送回文書檔案科重新分文,以免延誤時效。
十五、以縣長署名行文之公文內,應避免出現「依縣座指示」字樣。
十六、縣長署名之府函,內文應避免以承辦單位口吻敘述案情說明等。
十七、受文者眾多時,為避免個資外洩,請盡量註明分址分文發送。